Бумажный документооборот похож на старый чемодан без ручки: носить неудобно, места занимает много, но вроде привыкли. Рано или поздно каждый понимает, что пора избавиться от гор бумаг и сэкономить время себе и команде. Электронный документооборот решает это: меньше ошибок, быстрее обмен с контрагентами, ниже расходы. Ниже понятный план перехода.
Шесть шагов перехода на электронный документооборот
- Оцените готовность. Посчитайте, сколько документов обрабатываете в месяц, что отнимает больше всего времени (накладные, счета, акты) и насколько быстро готовы отказаться от бумажного архива.
- Выберите платформу. Популярны Диадок, СБИС, Такском, 1С-ЭДО. Смотрите на интеграцию с вашей учётной системой, удобство интерфейса, поддержку электронной подписи и объём документов, под который система рассчитана.
- Оформите электронную подпись. Без квалифицированной электронной подписи документ не имеет юридической силы. Получите её в аккредитованном центре и подключите на выбранной платформе.
- Запустите пилот. Начните с пары типов документов: счета, акты, накладные. Сделайте тестовый обмен с контрагентами и посмотрите, как сокращается время на обработку.
- Обучите сотрудников. Проведите короткий тренинг, дайте простую инструкцию и назначьте ответственного, к кому можно обратиться с вопросом. Это снимает напряжение в команде.
- Наращивайте объём постепенно. После удачного старта переводите остальные документы. Если часть пока остаётся на бумаге, это нормально: переход на ЭДО это процесс, а не один день.
Как мы помогаем с ЭДО
Обмен документами с налоговой, фондами и госструктурами мы берём на себя: электронный документооборот с госорганами входит в каждый наш пакет. Если нужно наладить обмен и с контрагентами, поможем с полным циклом: от настройки платформы до подключения подписи. Посмотреть, что входит в пакеты.
Хотите перейти на ЭДО без лишней головной боли? Запишитесь на бесплатную консультацию, разберём вашу ситуацию и подскажем оптимальный вариант.