С 1 августа 2025 года в России вступили в силу новые правила представления отчётности в налоговые органы. Теперь для сдачи деклараций и расчётов через представителей обязательно нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Бумажные доверенности и доверенности в формате PDF больше не принимаются.
Что такое машиночитаемая доверенность?
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ специального формата, который создаётся и подписывается в информационной системе ФНС России. В отличие от традиционных доверенностей, МЧД можно легко проверить автоматически, что ускоряет процесс приёма отчётности и снижает риск ошибок.
МЧД выдаётся в формате XML и содержит:
-
Данные доверителя (организации или ИП)
-
Данные представителя (физлица или организации)
-
Перечень полномочий
-
Срок действия доверенности
-
Квалифицированную электронную подпись доверителя
Кого это касается?
Новое требование затрагивает:
-
Бухгалтеров на аутсорсе — если вы пользуетесь услугами внешней бухгалтерии, убедитесь, что ваша аутсорсинговая компания имеет МЧД на сдачу отчётности от вашего имени.
-
Штатных бухгалтеров-представителей — если главный бухгалтер сдаёт отчётность от имени директора, ему нужна МЧД.
-
Руководителей обособленных подразделений — для сдачи отчётности по подразделению необходима МЧД от головной организации.
-
Представителей по доверенности — любые лица, которые представляют интересы компании в налоговых органах.
Как оформить машиночитаемую доверенность?
Существует несколько способов создания МЧД:
Способ 1: Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС
-
Авторизуйтесь в личном кабинете
-
Перейдите в раздел "Электронные доверенности"
-
Заполните форму с данными представителя
-
Укажите полномочия и срок действия
-
Подпишите доверенность КЭП
Способ 2: Через операторов ЭДО Большинство операторов электронного документооборота (Контур, Сбис, Такском и др.) добавили функционал создания МЧД в свои системы.
Способ 3: Через нотариуса Нотариусы также могут оформлять МЧД, которые автоматически попадают в реестр ФНС.
Какие полномочия указывать?
При создании МЧД важно правильно указать полномочия представителя. Для сдачи отчётности обычно указывают:
-
Представление налоговых деклараций и расчётов
-
Получение документов из налогового органа
-
Подписание документов от имени налогоплательщика
Полномочия можно указать как универсально ("все виды отчётности"), так и детально ("декларация по НДС", "расчёт по страховым взносам" и т.д.).
Срок действия МЧД
Максимальный срок действия МЧД — 3 года. Однако вы можете указать любой срок: от одного месяца до трёх лет. Многие компании предпочитают выдавать МЧД на год, чтобы ежегодно актуализировать полномочия представителей.
Что будет, если не оформить МЧД?
Если представитель попытается сдать отчётность без МЧД или с устаревшей бумажной доверенностью, налоговый орган откажет в приёме документов. Это приведёт к:
-
Пропуску срока сдачи отчётности
-
Начислению штрафов
-
Блокировке расчётного счёта (в крайних случаях)
Проверка действующих МЧД
ФНС России создала специальный сервис для проверки МЧД. В нём можно:
-
Посмотреть все выданные вами доверенности
-
Проверить статус доверенности (действует или отозвана)
-
Отозвать доверенность при необходимости
Важные нюансы
-
Отзыв старых бумажных доверенностей — если у ваших представителей были бумажные доверенности, их нужно официально отозвать и оформить МЧД.
-
Хранение МЧД — доверенности хранятся в реестре ФНС, но рекомендуется сохранить копию в формате XML для собственных нужд.
-
Обновление данных — при изменении полномочий представителя старую МЧД нужно отозвать и создать новую.
Выводы
Переход на машиночитаемые доверенности — это часть цифровизации взаимодействия с налоговыми органами. Хотя новое требование поначалу может показаться сложным, на практике создание МЧД занимает всего 10-15 минут. Главное — не откладывать оформление и убедиться, что все ваши представители имеют актуальные МЧД.
Компания «Бизнес-Партнёр» поможет вам правильно оформить машиночитаемые доверенности и обеспечит бесперебойную сдачу отчётности в налоговые органы.
Источники:
-
kontursm.ru - "Изменения в работе бухгалтеров с 1 июля 2025 года"
-
buhexpert8.ru - "Изменения в 2025 году, о которых нужно знать бухгалтеру"
-
26-2.ru - "Изменения для бухгалтеров с 1 января 2025 года"